ZUGFeRD oder XRechnung: Was brauche ich?

Beide Formate sind E-Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931. Der Unterschied liegt darin, was der Empfänger sieht, und wer welches Format verlangt.

Der Unterschied in einem Satz

ZUGFeRD ist eine normale PDF-Rechnung, in der zusätzlich die Rechnungsdaten als XML stecken. Menschen lesen die PDF, Programme die Daten. XRechnung ist nur die XML-Datei, ohne sichtbare Rechnung, mit ein paar zusätzlichen deutschen Pflichtangaben (z. B. Ansprechpartner, Leitweg-ID).

Wann nehme ich was?

• Rechnung an Unternehmen: ZUGFeRD im Profil EN 16931 ist meist die bequemste Wahl. Der Kunde kann sie lesen wie bisher, sein Programm liest die Daten ein. XRechnung geht auch.
• Rechnung an Behörden und öffentliche Auftraggeber: In der Regel XRechnung, mit Leitweg-ID. Siehe XRechnung an eine Behörde senden.
• Fragt der Kunde nach einem Format: Nehmen Sie das, was er verlangt.

Welche ZUGFeRD-Profile zählen als E-Rechnung?

ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen. Nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums sind MINIMUM und BASIC WL keine vollständigen E-Rechnungen, weil Pflichtangaben fehlen. Ab Profil EN 16931 (früher COMFORT) ist eine ZUGFeRD-Rechnung eine gültige E-Rechnung.

Was ist bei ZUGFeRD verbindlich, PDF oder Daten?

Die eingebetteten Rechnungsdaten (XML) sind maßgeblich. Weichen PDF und Daten voneinander ab, z. B. bei der Bankverbindung, gilt das XML. Genau das prüft unser kostenloses Werkzeug: Rechnung prüfen.

Weitere Ratgeber

• XRechnung öffnen und als PDF speichern
• E-Rechnung für Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
• XRechnung an eine Behörde oder Kommune senden

Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand: 2026-11-05.